Commandes

L'un des principaux objectifs de PivoHub est de faciliter et de simplifier le processus de commande entre les entreprises. Dans le menu “commandes”, vous pouvez gérer les commandes auprès des producteurs avec lesquels vous avez une relation, modifier les états des commandes, les factures et consulter l'historique des commandes.

Dans le menu Commandes vous trouverez toute les commandes de votre commerce. En un coup d’oeil, vous pouvez trouver l'état de chacune d’entre elles et faire le point sur les livraisons et facturations à venir, en cours, en retard ou effectuées :

• Des filtres rapides sont affichés en haut de la page, en sélectionnant l'un d'eux, la liste en dessous sera filtrée pour afficher celui correspondant aux critères, la sélection peut être annulée en appuyant sur le bouton de réinitialisation,

• Cliquer sur le nom du client permet un accès rapide à la page client du destinataire, elle s'ouvrira dans le module clients (Client ),

• États des commandes

  • L'état de la commande est une vue rapide de la progression de chaque commande et de ce qu’il reste à faire,

  • L'état de la facture est une vue rapide pour voir où en est la facture et si elle est prête ou non, peut être masqué en basculant sur "Afficher la progression de l'état de la commande".

• Pour consulter une commande et consulter les produits, l'historique du client et les documents, cliquez sur le bouton “VOIR”.

Structure des commandes sur PivoHub

Dans PivoHub, une commande est traitée comme un objet à part entière. Entre vendeur, distributeur, agent (rep) et acheteur, la commande tient un rôle contractuel important. Une commande peut être créée par chacun des acteurs de la transaction à partir du moment où ils sont en relation. Ainsi, un détaillant peut commander des produits autant qu’un fournisseur ou son représentant a la possibilité de placer une commande à destination du détaillant.

Une commande aura différents statuts selon son avancement. Chaque étape du processus de commande et de livraison est visible sur PivoHub et est répercutée sur la nature des documents échangés avec les différents acteurs :

• à la création de la commande, un bon de commande est émis, c’est l'élément central de suivi du processus de commande :

  • il récapitule tous les articles de la commande, toutes les informations d’identification de la transaction, la date et le montant final

  • il est mis à jour selon le statut de la commande (Annulée, Expédiée, Livrée, etc.).

• à la livraison, une facture est créée reprenant toutes les informations du bon de commande.

  • La facture représente le contrat final de vente, elle est unique à chaque commande

  • Publier une facture finalise la transaction à la livraison. À partir de ce moment, la commande n’est plus modifiable d’aucune façon. La facture est notée à payer jusqu'à ce que le client paie le fournisseur sur la plateforme ou que le fournisseur note la facture comme payée.

  • S’il existe une différence entre la facture et les réelles marchandises livrée, le fournisseur fait :

    • une nouvelle commande si la quantité reçue est supérieur au bon de commande,

    • une note de crédit si la quantité reçue est inférieure au bon de commande.

Après la création d’une commande, le détaillant ne peut plus la modifier, s’il souhaite annuler ou modifier sa commande, il devra prendre contact avec le distributeur ou le fournisseur par exemple via le chat associé à la commande.

Créer une commande

• Détaillant : Celui à qui vous enverrez les produits. Chaque commande ne peut avoir qu'un seul détaillant de destination.

• Distributeur : Chaque commande nécessite une méthode de distribution qui peut être :

  • Auto-distribué.

  • Expédié.

  • Ramassage.

  • Distributeurs avec lesquels vous avez un accord.

• Remises : Basées sur le groupe auquel appartient le détaillant, elles sont appliquées automatiquement mais peuvent être supprimées.

• Articles : Les articles sont ajoutés à la commande en déterminant le format requis et la quantité.

• Note : Un message peut être ajouté pour le destinataire.

• Taxes : Les taxes et les dépôts peuvent être supprimés par commande, ils sont appliqués par défaut.

Modifier / Consulter une commande existante

• Historique & Messages : À travers cela, vous pouvez communiquer directement avec le détaillant concernant la commande et consulter l'historique de la commande.

• Historique du détaillant : Ici, vous pouvez consulter l'historique complet de toutes les commandes passées avec le détaillant.

• Documents : Les documents sont générés automatiquement (PDF) pour les factures et les avis de commande. Alternativement, vous pouvez télécharger vos propres documents concernant la commande.

• Articles : Tant que la commande n'a pas été remplie, les articles et les stocks peuvent être modifiés.

• Statut de la commande :

  • En attente

  • Expédié

  • Livré

  • Republier la facture

  • Payé

  • Annuler la facture

  • Expiré

  • Rejeter

• Amender une commande en ajoutant des articles en cliquant sur le menu déroulant “articles”. Vous pourrez choisir les conditions de taxation selon vos besoins. Cela vous permet d’ajouter :

  • Frais supplémentaires

  • rabais

  • articles en plus

Vous pouvez télécharger vos documents à partir de la page “commandes”. Le dernier été de chaque commande sera téléchargé - Bon de commande, facture, etc.

Prenez garde de bien sélectionner les éléments que vous désirez télécharger grace aux filtres. L’opération peut prendre du temps si vous décidez de sélectionner la totalité de vos documents

Modifier une commande PivoHub

Les clients ne peuvent pas modifier leur commande. Seuls les fournisseurs, agents, distributeurs peuvent modifier une commande. Détaillant ? Pour modifier une commande contactez votre fournisseur ou distributeur.

Tu as accès à modifier les commandes que tu reçois dans ton compte. Ça peut être utile, entre autres, pour bonifier des commandes ou pour appliquer des promotions.

1. Lorsque tu reçois une nouvelle commande, clique sur le bouton Voir.

   

2. Dans l'onglet Détails, tu peux:

   1. Modifier les les quantités de produits grâce aux flèches bleues.

      

   2. Modifier le prix du produit, le rabais et les taxes en cliquant sur le prix en bleu.

      

   3. Ajouter des articles à la commande

      

3. Une fois que tu as terminé tes modifications, clique sur Accepter pour confirmer la commande

Si ta commande n'est pas prête à être acceptée tout de suite, tu peux la Sauvegarder et revenir l'accepter plus tard. 

Tu peux utiliser le bouton Restaurer pour ramener la commande à son état initial, avant tes modifications. 

Note de crédit sur une facture

La note de crédit permet de faire crédit d’un montant quelconque dû à un client ou associé à une marchandise facturée mais non livrée.

Cas courant : Différentiel de quantités livrées et facturées

Le cas d’usage le plus commun est lorsque le client réceptionne sa commande, mais que les quantités reçues diffèrent négativement de celles inscrites au bon de commande et sur la facture - par exemple en cas de bris de marchandise lors de la livraison ou d’oublie de marchandise. Il est nécessaire de convenir de montants qui reflètent la réalité.

Afin de régler le différentiel comptable, la bonne marche à suivre est la suivante :

• Lors de la livraison, le détaillant constate le différentiel avec le livreur

  • C’est l’occasion de préciser les quantités reçues sur le bon de commande et la facture

• Le détaillant et/ou le livreur communique avec le fournisseur et s’entendre sur la réalité de la marchandise reçue,

• Le fournisseur ou son agent crée une Note de crédit pour le compte associé à la transaction du montant facturé en trop

Comptes à recevoir

Seuls les fournisseurs et leurs agents ou distributeurs ont accès à la création de notes de crédit. Pour créer une note de crédit, rendez-vous dans le menu de droite à l’onglet Comptes à recevoir. Vous y trouverez la totalité des transactions effectuées au cours de votre utilisation de PivoHub.

• Cliquez sur le bouton en haut à droite Inscrire un paiement et sélectionnez le client concerné

  • ou directement sur le bouton Voir puis Inscrire un crédit

• Dans la fenêtre de paiement, dans le champs Type, choisissez Note de crédit

• Si votre crédit concerne de la marchandise non livrée, choisissez les articles concernés directement dans le champ Article et cliquez sur +

  • Si votre crédit concerne un montant d’autre nature, vous pouvez inscrire un montant directement dans la case montant.

  • Si vous souhaitez détailler la nature de plusieurs paiements, dans le champ Article, choisissez Crédit

N’oubliez pas de préciser votre action en inscrivant une note de réconciliation qui détaille la raison de votre crédit et donne du contexte pour le future.