Notes et tâches

Les Tâches et Notes permettent d'améliorer votre gestion client et vos processus internes. Elles vous permettent de suivre les interactions avec vos clients, de planifier des suivis, et de maintenir une organisation efficace au sein de votre équipe. Voici comment tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités.

Différence entre une Tâche et une Note

La principale différence entre une tâche et une note réside dans l'assignation :

• Note : Une note est un simple enregistrement d'information. Elle peut contenir des détails sur une interaction avec un client, des idées à explorer, ou des points à aborder lors d'une prochaine réunion. Les notes ne sont pas assignées à un utilisateur spécifique et servent principalement de référence.

• Tâche : Une tâche est une note qui a été assignée à un utilisateur, y compris vous-même. Une fois assignée, elle peut être marquée comme complète, ce qui permet de suivre les progrès et de s'assurer que les actions nécessaires sont effectuées.

Créer une Note ou une Tâche

Il existe plusieurs façons de démarrer une nouvelle note ou tâche dans PivoHub :

1. Contexte de Création : Le contexte à partir duquel vous démarrez une note ou une tâche détermine l'entité (entreprise ou commande) à laquelle elle sera liée. Par exemple, si vous créez une tâche à partir de la page d'une commande, celle-ci sera automatiquement liée à cette commande.

2. Icônes de Tâche et de Note : Recherchez l'icône pour créer une tâche, ou pour créer une note. Ces icônes sont généralement situées près des sections pertinentes où vous souhaitez ajouter des informations.

3. Tâches et Notes Générales : Vous pouvez également créer des tâches ou des notes générales dans ce module, qui ne seront pas attachées à une entité spécifique. Cela est utile pour des rappels ou des suivis qui ne concernent pas directement un client ou une commande particulière.

Catégorisation

Pour une organisation optimale, créez votre propre système de catégorisation :

• Catégories Personnalisées : Utilisez des noms de catégories qui correspondent à vos besoins, comme "Visite", "Suivi", "Configuration de compte", etc. Ces catégories vous aideront à filtrer et à retrouver facilement les notes et tâches pertinentes.

• Association des Catégories : Une fois vos catégories définies, associez-les à vos notes et tâches. Cela facilitera la gestion et le suivi, surtout lorsque vous avez un grand nombre d'éléments à gérer.

Historique des Entités

Toute note ou tâche liée à une commande ou un client spécifique peut être retrouvée dans l'historique de cette entité. Cela permet de garder une trace complète des interactions et des actions entreprises, améliorant ainsi la transparence et la responsabilité au sein de votre équipe.

Notifications

Les tâches peuvent être gérées en équipe grâce aux fonctionnalités de notification :

• Assignation et Suivi : Vous pouvez créer des tâches et les assigner à d'autres membres de votre équipe (un compte PivoHub est requis). Vous serez notifié chaque fois qu'une tâche vous est assignée, ou lorsque vous assignez une tâche à quelqu'un d'autre et que celle-ci est complétée ou réassignée.

• Personnalisation des Notifications : Adaptez vos préférences de notification pour recevoir uniquement les alertes qui vous sont utiles. Cela vous permet de rester informé sans être submergé par des notifications non pertinentes.