Facturer sur PivoHub

Types de Facturation sur la Plateforme

Il existe trois types de facturation sur PivoHub : Facturation avec PivoHub, Facturation externe, et Facturation par l'agent. Chacune de ces méthodes a ses propres particularités et avantages.

Facturation avec PivoHub

La facturation avec PivoHub peut être effectuée de manière manuelle ou automatique.

• Manuelle : Le fournisseur émet une facture à sa convenance, soit avant la livraison (pour livrer avec une facture) soit après, si la livraison s'effectue avec un bon de commande.

• Automatique : Il est possible de paramétrer l'émission d'une facture à un moment précis du cycle de commande. Cela inclut :

  • Émission automatique après approbation de la commande.

  • Émission automatique une fois la commande livrée.

Si un distributeur est impliqué, il peut choisir de livrer avec un bon de commande ou une facture. La facture sera générée lors du téléchargement des documents de livraison durant la préparation des routes de livraison.

Le distributeur peut ajuster la facture en fonction des quantités livrées ou émettre un crédit automatiquement pour maintenir la facture inchangée. De plus, il téléversera la preuve de livraison signée, ce qui facilitera votre gestion des dossiers et de la facturation.

Note de facturation : La plupart des utilisateurs indiquent des instructions de paiement dans un message automatique en bas de chaque facture, ce qui simplifie la communication avec les clients.

Facturation Externe

Vous avez également la possibilité de facturer via votre propre système comptable. Cela sera clairement indiqué pour vous et pour l'acheteur dans le module de commandes. Dans ce scénario, le distributeur livre avec un bon de commande, et une fois la livraison complétée, vous pouvez facturer les clients à votre propre rythme.

Facturation par l'Agent

Si le distributeur agit également en tant qu'agent facturant (facturation unique), il suffit de paramétrer les clients en conséquence dans leurs paramètres de groupes ou lors de l'approbation d'une commande. Cela permet une gestion simplifiée des facturations.

Module de Comptes à Recevoir

Une fois les factures émises sur PivoHub, une balance sera disponible pour chaque client. Si vous choisissez de rendre ces balances visibles, les acheteurs pourront suivre leurs soldes et effectuer des paiements directement via le système intégré Stripe, si cette option est activée.

Notes de Crédit et Inscription des Paiements

Vous pouvez émettre des notes de crédit pour divers retours et les appliquer sur des factures en cours ou sur les prochaines commandes. De plus, si vous recevez des paiements hors PivoHub, vous pouvez les inscrire pour marquer les factures comme "Payées".

Notes de crédit

• Vous pouvez émettre des notes de crédits pour des retours de consignes, des items spécifiques, des montants aléatoires et ensuite soit:

  • Les appliquer sur des factures courantes ou en souffrance

  • Les appliquer sur la prochaine commande (se fait de façon automatique)

Inscrire un paiement

Advenant que vous décidiez de recevoir vos paiements hors PivoHub, vous pouvez les inscrire dans le module afin de marquer les factures à "Payée" dans le compte des acheteurs et le vôtre.

Retrouvez-y également les états de comptes et le chat comptable avec vos clients.

Résumé

PivoHub offre une flexibilité dans les méthodes de facturation tout en permettant un contrôle efficace des comptes clients. En intégrant correctement les systèmes, vous pouvez améliorer la gestion des commandes et des paiements tout en facilitant les relations avec vos clients.