Comment paramétrer la facturation automatique sur PivoHub ?

La gestion des commandes et la facturation était autrefois une tâche fastidieuse. Aujourd'hui, il est possible d'automatiser le processus de A à Z avec PivoHub. Si vous souhaitez alléger votre charge de travail administratif, voici comment procéder.

Activer l'acceptation automatique des commandes

Dans l'onglet "Groupes de détaillants", sélectionnez le groupe "Tous". Inscrivez un minimum d'articles et une valeur minimum par commande. Ensuite, sélectionnez "Accepter automatiquement" sous "Acceptation automatique des commandes". Une fois activée, toutes les commandes respectant la valeur et la quantité minimales seront automatiquement acceptées, sans intervention manuelle.

Si vous préférez garder plus de contrôle sur certains groupes, par exemple votre groupe "Payeurs à risque", vous pouvez réactiver l'acceptation manuelle en modifiant le paramètre d'acceptation pour ce groupe uniquement. Par défaut, vos groupes auront les mêmes paramètres que le groupe "Tous", sauf indication contraire de votre part.

Activer la facturation automatique une fois la commande acceptée

À partir du groupe "Tous", sélectionnez "Facturer automatiquement une fois acceptée" sous "Facturation automatique". Cette fonctionnalité permet d'émettre la facture au moment où la commande passe à l'état "acceptée". Une notification sera automatiquement envoyée à l'acheteur pour l'inviter à consulter la facture.

Si vous travaillez avec un distributeur ayant des cycles de livraison récurrents, par exemple les jeudis toutes les deux semaines, la date prévue de la prochaine livraison sera utilisée pour calculer la date d’échéance de la facture. Ainsi, si la commande est acceptée le mercredi 12 mai et que la prochaine livraison est prévue pour le jeudi 20 mai, la facture sera due 30 jours après la livraison, soit le 19 juin.

Si la date prévue est inconnue, la date d’échéance sera calculée en fonction de la date d'acceptation de la commande.

Résultat

Une fois que vous avez effectué ces deux modifications, les commandes passées par vos acheteurs seront automatiquement acceptées si elles respectent vos critères minimaux, et la facture sera émise au même moment. Au final, cela vous laissera plus de temps pour développer de bonnes relations et produire des produits de qualité.