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1. Réinvention des factures émise via PivoHub
2. Émission automatique de facture
3. Émission manuelle de facture
4. Émission de facture via ton distributeur
À noter: Les fonctionnalités liées à l'émission de facture ne sont pas disponibles pour les utilisateurs sur le forfait grand-père. Si tu souhaites accéder à ces fonctionnalités contacte support@pivohub.com pour plus d'information.
1. Réinvention des factures émise via PivoHub
Les factures émises via PivoHub prennent un nouveau look pour mieux véhiculer les informations qui comptent.
Voici un aperçu du gabarit de facture:
1. Code QR
Un code QR apparait maintenant sur toutes les factures afin de permettre au destinataire de scanner la facture pour retrouver rapidement la commande associée dans PivoHub et accéder aux pièces jointes et autres informations liées à la commande.
2. Distributeur
Le distributeur apparaît maintenant au haut de la facture avec l'information de contact associée.
3. Information de livraison et note fournisseur
Les informations pertinentes à la livraison (ex: Appeler au 514-xxx-xxxx à l'arriver et demander de parler à Martin) sont incluses sur la facture pour assurer que la personne qui effectue la livraison sait quoi faire à ton entrepôt. Le fournisseur peut également utiliser cet espace pour inclure des notes liées à la commande.
4. Sous-total, consignes et taxes
Le sous-total sépare clairement les produits des consignes. Le montant sur lequel les taxes sont appliquées est rendu explicite afin d'éviter toute confusion quand la commande passe à la comptabilité.
5. Date dû et signature
La date dû apparaît côte à côte à la signature du client, comme ça c'est difficile à manquer.
2. Émission automatique de facture
Tu peux te sauver du travail manuel en activant l'émission automatique de tes factures à la livraison. Ainsi, lorsque tu changes une commande à l'état "Livrée", la facture est publiée automatiquement et une notification courriel est acheminée à l'acheteur.
Pour ce faire, va dans l'onglet "Groupes", sélectionne le groupe "Tous" et clique sur "Facture automatiquement une fois livrée" en dessous de "Facturation automatique".
Attention: si la commande est livrée par un distributeur, l'émission automatique n'aura pas lieu. En savoir plus...
3. Émission manuelle de facture
Tu peux aussi émettre les factures manuellement via le module de gestion de commandes. Une fois la commande marquée comme livrée, tu peux cliquer sur "Publier une facture" pour faire apparaître la fenêtre ci-bas. Au besoin, c'est possible d'ajouter un courriel de facturation supplémentaire et de modifier la date d'échéance avant de confirmer l'envoi de la facture.
4. Émission de facture via ton distributeur
Si le module de facturation est activé dans ton compte et qu'une commande est livrée par ton distributeur, une facture préliminaire sera créée pour toi par ton distributeur lors de la préparation de son expédition.
S'il y a des modifications qui doivent être apportées à la facture suite à la livraison, par exemple, en raison d'un bris, ton distributeur va mettre l'information à jour dans PivoHub et la facture sera automatiquement mise à jour. Cela dit, la facture ajustée ne sera pas publiée automatiquement. Un message d'avertissement va apparaitre sur la commande pour indiquer que des modifications à la facture n'ont pas été publiées. Pour republier la facture, il suffit de cliquer sur le message d'avertissement puis cliquer sur "Créer une facture".
À noter: Les factures préliminaires créées par le distributeur ne déclenchent pas de courriel au détaillant, car elle est offerte en version papier à la livraison. Si tu souhaites envoyer une notification courriel, tu peux utiliser le processus d'émission de facture manuel.
5. Modalités de paiement
Les modalités de paiement ont été bonifiées pour inclure tous les termes standards entre Net 7 et Net 180.
Si tu le souhaites, tu peux offrir un rabais pour paiement rapide ou appliquer des frais de retard.
Les modalités de paiement peuvent être modifiées dans l'onglet "Groupes".
