La gestion des commandes et la facturation étaient jadis une tâche laborieuse. Aujourd'hui, il est possible d'automatiser le processus de A à Z avec PivoHub. Si tu souhaites alléger ta charge de travail administratif, voici comment faire:
1. Active l'acceptation automatique des commandes
Dans l'onglet "Groupes de détaillants" sélectionne le groupe "Tous". Inscris un minimum d'articles et une valeur minimum par commande. Ensuite, sélectionne "Accepter automatiquement" sous "Acceptation automatique des commandes". Une fois activé, toutes les commandes qui respectent la valeur et la quantité minimum seront acceptées automatiquement, sans intervention manuelle.
Si tu préfères garder plus de contrôle sur certain groupe, par exemple ton groupe "Payeurs à risque", tu peux réactiver l'acceptation manuelle en changeant le paramètre d'acceptation pour ce groupe-là uniquement. Par défaut, tes groupes auront les mêmes paramètres que le groupe "Tous" à moins que tu ne spécifies autrement.
2. Active la facturation automatique une fois acceptée
A partir du groupe "Tous", sélectionne "Facture automatiquement une fois acceptée" sous "Facturation automatique". Cette fonctionnalité permet d'émettre la facture au moment où la commande passe à l'état acceptée. Une notification sera automatiquement acheminée à l'acheteur pour l'inviter à consulter la facture.
Si tu travailles avec un distributeur avec des cycles de livraison récurrents, par example les jeudis aux deux semaines, la date prévue de la prochaine livraison sera utilisé pour calculer la date due de la facture. Ainsi, si la commande est acceptée le mercredi 12 mai et que la prochaine livraison est prévue le jeudi 20 mai, la facture serait due 30 jours après la livraison, soit le 19 juin.
Si la date prévue est inconnue, la date due est calculée selon la date d'acceptation de la commande.
Résultat
Une fois que tu as fait ces deux changements, les commandes qui sont passées par tes acheteurs seront automatiquement acceptées si elles rencontrent tes critères minimums et la facture sera émise au même moment. Au final, ça laisse plus de temps pour bâtir des belles relations et produire des bons produits.